FAXをどうしても使わないといけない時に使えるサービス

仕事をするときにメールや電話、スカイプやチャットワークなど、いろいろな方法でやり取りをしていますが、僕が個人的に思うナンセンスな方法ワーストワンは実は電話ではなくFAXだと思っています。
というのも、そもそも紙の無駄ですし定型の1枚目の送り状なども非常に無駄が多いと思うんです。
なのでFAXの事を僕はあんまり好きではないんですが、それでもどうしても仕事上使わないといけない場面がありそういうときにはあるサービスで対応しています。
それがD-FAXというFAXの受信内容をメールに送ってくれるサービスです。
このサービスなら受信に関してだけですが無駄な紙を極力減らして経費も削減でき、受信の際のうるさい音などもシャットアウトするので業務効率がよくなります。
そして初回はお金がいりますがランニングコストが無料というのもいい感じです。
(TwitterやFacebook、ブログで紹介すれば初期費用をキャッシュバックするキャンペーンもあるので実質無料にする事もできるんです！)
そんな便利で経済的なD-FAXを僕が2年ほど使ってきてよい使い方が見えてきたので紹介しようと思います。
D-FAXの便利な使い方
1.受け取るアドレスはGmailで！
D-FAXは相手がFAXを送ってきたらメールにその内容データを添付して送ってきます。
なのでメールアドレスが絶対に必要なんですが、この時のアドレスはGmailで設定した方がいいと思っています。
というのも管理する時に便利なのがその理由で、Gmailであれば添付されたファイルをGmail自体でログとして保存できますし、日付で検索も楽々です。
しかもiPhoneとか持ってると外出先からでもFAXが来たことを確認できたりもするので便利です。
どうしてもクライアントソフトで受けたい場合はGmail側に転送設定してあげればいいだけです。
なのでアドレスはやはりGmailしかないと思います。
2.受け取ったtiffファイルはまずPDFに変換！
受け取るファイルは無料だとtiffです。tiffは単なる画像ファイルなので確認するのが結構めんどくさいです。
なので僕は受信したファイルは一旦PDFに変換してから確認するようにしています。
これを最初にしておくとあとでまたFAXの内容を見返す際にさくっと確認できますし、拡大や縮小・ページ遷移などはPDFの方が優れていると思うので変換する事をおすすめします。
3.FAXのデータログはDropboxで保管！
そして見終わったあとのファイル・不要になったファイルは捨ててしまってもいいんですが、あとでまた確認しないといけない事がでてくる事も考えて一応保管しておいた方がいいと思います。
目安としては3ヶ月より前のデータはもう見る機会はないと思いますけど。
その場合にデータを保存する場所はやっぱりDropboxしかないと思います。
Dropboxに一個PDF保管用のディレクトリを作ってそこにデータを放り込めばバックアップも完璧です。
Dropboxはクラウドサービスなので外出先からでもFAX内容を確認する事もできるし便利です。
(この時のためにもデータはPDFに変換しておいた方がいいですね。)
という感じで、あまり好きではないFAXもこうやって考えればそこそこ使いやすくはなってくると思います。
FAXの受信に困られていたらとりあえず試してみる事をおすすめします。