チャットで業務効率改善！Skype（スカイプ）のメリット・デメリット

この記事を公開したのが、2011年1月24日ですので、かれこれ4年半も前なんですよね。
その当時と比べて、このジャンルは取り巻く状況が大きく変わりました。
当時一番のシェアを持っていたSkype（スカイプ）ですが、後発のサービスにぐんぐん追い抜かれて、今どういう状況になっているのだろうと思って調べてみました。
ICT総研の「2014年度 SNS利用動向に関する調査」によると、18.8%の利用率になっており、LINEやTwitter、Facebookは仕方ないにしてもmixiよりも利用率が低いという状況でした。
しかし、このデータを見ると分かりますが、利用者満足度は7.4とLINEに次ぐ2位です。
利用者の総数はあまり多くなくても、既存のユーザーの満足度が高いサービスであると言えます。
僕の場合は、この当時仕事のやり取りは主にSkypeで行っていたヘビーユーザーでしたが、チャットワーク登場以来チャットワークにどっぷりでSkypeを使うことがめっきり減りました。
最近あるお仕事で久々にSkypeを使用したんですが、すごくいい感じになっていたので、その辺を踏まえて改めて書いてみます。

Skype（スカイプ）

業務効率を改善する上で「チャット」が与える影響力が大きい

以前よりこのブログではチャットワークを推していました。
業務効率を改善する上で、チャットがいかに有効な手段であるのかはチャットワークを使った事がある人はイメージできるかと思います。
チャットワークの普及によって、世間一般にも「チャットを仕事で使う」という文化が浸透しているとも思います。
チャットを使用することで、遠隔地であっても打ち合わせをすることができるので「物理的に遠い場所にいても仕事を進めること」ができますし、チャットでスピーディーにやり取りできるのでビジネスのスピードが確実にアップします。
メールでももちろん遠隔でのやり取りを行うことはできますが、定型文の挿入や「返信に次ぐ返信でメール自体のテキスト量が増加しすぎ」て全体を把握するのが困難になったりと、チャットでなければ実現できないこともたくさんあります。
このようにチャットには業務をより発展させる可能性が有ります。
Skypeに限った話ではありませんが、まずはSkypeの特徴を把握して、Skypeを使用することで何ができるのか、どういう使い方ができるのかを考えてみましょう。

Skypeの特徴

基本的に無料で導入することができる

一般電話への通話などは一部有料の場合もありますが、基本的には無料で使用することができます。
初期導入コストがかからないので、かなり導入はしやすいといえます。

音声、ビデオチャットができる

テキストのチャットはもちろん、Webカメラやマイクがあれば音声・ビデオによるチャットも可能です。
離れている人の顔を見ながら、テレビ電話のように利用することもできます。
Skype同士であれば音声チャットもビデオチャットも問題なくできますが、SkypeのすごいところはSkype以外の固定電話や携帯電話とも通話ができるという点は強みです。

色々な端末に対応している

Skypeは、Windows、Mac、iPhone、iPadなど色々な端末で利用する事ができます。
一つのアカウントで異なる端末を使用できるようになったので、どこの状態でも最新の状態を確認できるようになりました。
以前は端末ごとでアカウントを取らないといけないという点が非常に不満でしたが、変更されたようです。
いろいろな端末で利用できるので、環境や場所を選ばずにチャットをする事ができます。

Skypeの使い方事例

では実際にSkypeの具体的な利用方法を紹介します。
まずはグループチャット。
グループチャットのメリットは、議事録を取る必要がないという点につきます。
打ち合わせの際に「言った言ってない」というトラブルになる事はたまにあるかと思います。
このトラブルを事前に防ぐためには、その打ち合わせの内容を議事録に残しておくなどする事で防ぐ事ができますが、この議事録を作成するという仕事自体があまり生産的な作業ではない場合が多いです。
（議事録を作成する人が会議の内容を反復する事で全体の状況をさらに理解できるという側面もあるので、全く生産的ではないという事でもないですが。）
できる限り不要な作業を増やさないようにするという意味でも、Skypeのグループチャットで会話のログを残しておくという事は役に立ちます。
次のポイントは、チャットであれば時間を決める形で打ち合わせをするような感じでもなく、空いた時間に利用する事で時間を有効に活用できるというメリットはあります。
忙しい人も隙間時間を有効に活用できる事でさらに生産性は上がると思います。
ただし、Skypeはチャットワークと違ってオンラインかオフラインかを識別する事ができるので、「オンラインなら早く連絡してほしい」というようなストレスが発生する可能性はあります。
いわゆる「既読スルー」のような状態ですね。
人によってはそれがすごくストレスになる可能性もあるので、そこには注意が必要です。
そして3つめはデータの受け渡しに便利という点です。
仕事上、画像やテキストデータをメールに添付して送る場合もありますが、データが重いとメールでは厳しい場合があります。
そういう場合はSkypeでのデータ送信を行う事でデータのやり取りを便利に行う事ができます。
また、スマートフォンを使用すれば、手書きの指示書をチャットに送る事でFAXを使用しなくても具体的な指示を確認できるという事も可能です。

Skypeの問題点

これまでメリットを書いてきましたが、最期に問題点も書いておきましょう。

セキュリティの問題で会社で導入できない場合がある

これはSkype自体の問題点ではないですが、チャットでデータやテキストを確認できるため、セキュリティ面の不安から導入を見送る場合もあります。
昨今の個人情報保護の取扱に関する法律の強化や、Winny・share等のファイル共有、ウィルス感染による端末の乗っ取りなどで顧客データの流出、会社内の機密データの漏洩などを心配するというのも必然的な流れです。
そのため、Skypeを含むチャットツールを禁止しているところもあります。
便利な反面、使い方によっては企業のダメージになる場合も考えられるので、実際に導入される場合はメリットとデメリットをよく考えたうえで導入した方がいいと思います。

使用のルールの問題とリテラシーの問題

ツール自体は便利でも、使用するのは人間なので使用する場合にきちんとルールを決めていなかったり、使う人のスキルやリテラシーによって運用の幅が異なるという事も注意が必要です。
例えば、「チャットが更新されてもそれをすぐに見る必要がない」か「チャットが更新されたらすぐに返事をする」かというルールの違いだけでもかなり違ってきます。
前者の場合は、目の前の仕事を優先させ、チャットによって集中力を切れさせないという事を重視する場合のルールになりますし、後者の場合はチャットでリアルタイムに問題を解決する場合に効果的なルールになります。
ルールはその仕事や抱えている状況や問題によって変わるものなので、チャットを導入したほうがいい場合もあればそうでない場合もあります。
また、そもそもツールが使えないという事であれば社内教育が必要になりますので、その分の人件費や時間的コスト、その先のビジョンが見えていなければ導入は難しいでしょう。
そういう面でも、ただ単に導入すればいいという事ではなく、いい面と悪い面、導入によって得られるメリットが何なのかをしっかり把握する事が必要です。

Skype以外のチャットツールやサービス

今回はSkypeの説明でしたが、実際には他のサービスも多少の違いはあれど、ほぼ同じように使えます。
Skype以外のチャットツールを導入される場合はご参考までご確認ください。

Chatwork

このブログでも推していると言ったように僕のメインで使っているのはチャットワークです。
チャットワークを使い始めてすごくよかったからSkypeを使うのをやめたと言っても過言ではないので、Skype以外で使用する場合は一押しです。
チャットワークはチャットやタスクだけでなく、チャットワークライブもあるので、Skypeがカバーしている範囲のことは大抵できます。
固定電話に電話はさすがにできないので、機能面でSkypeが有利な点はこのくらいじゃないかなと個人的には思います。

slack

slack
デザイナーに最近人気なのがslackです。
作る側の人であれば結構多くの人が使っているので聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。
特徴としてはシンプルなデザインや拡張性の高さです。
ただし、作る人向けだったりはするので一般の人が扱うのはちょっと癖があるかもしれません。

glip

glip
今とあるプロジェクトで使っているのですが、今紹介しているどのチャットツールよりも高速で動きます。
しかし日本語入力が不安定なことがかなりのネックです。
かなり軽くサクサク動くので、その辺が重要という人は一度試してみてもいいかもしれません。

GITTER

GITTER
GITTERはGitHubが公開しているチャットのツールです。
GitHubのアカウントがあればそのまま使用できます。
GitHubが作っているので、もちろんGiHubと連携しますし、GitHubが好きなエンジニアさんと仕事をするときにはよいかもしれません。

まとめ

業務効率だけを追い求めるのは違うとは思いますが、業務効率を変えて仕事をよくしていこうという意識は大切だと思っています。
使えるツールは上手く使って、仕事の効率が上がれば、余った時間を別の成果を拡大する仕事に使えるわけですので、やはり「知っていること」は大切です。
引き出しを多く持っておくためにも、まだチャットを仕事に使っていない方は、チャットを仕事に活用することを考えてみるのも面白いと思います。