イベントブースの導線設計など運営方針について考える。

Publish2016/09/05(月)

イベントブースの導線設計など運営方針について考える。

2016/9/4(日)に高槻現代劇場で行われた高槻市のイベント「2016市民の健康・食育フェア」に参加してきました。
このイベントに参加した理由は、高槻市PTA協議会にお手伝いの要請がありましたので、僕ともう一人が派遣された感じです。
当日は、血糖値の測定ブースで測定する人を誘導したり、交通整理したりする役割でした。
採血とかはPTAがするわけにもいかないので、本職の看護士さんたちにお任せして、誰でもできるお手伝いが担当範囲です。
イベント自体は過去最高の入場者数になり、トラブルもなく終わったので大成功だったわけですが、参加して色々ともやることがありました。
今回僕が思ったことはきっと他のイベントブースを運営する人にも共通する「あるある」だと思うので、書いておきます。
前置きが長くなりましたが、ここからが本題です。

イベントブースに必要なのは責任力のあるリーダー

当日のスケジュールは、朝の9時から昼の3時半までとかなり長時間になります。
開場は10時からなので、朝の1時間で開場までの準備をする必要があります。
ブースの基本形自体は、到着した段階ですでに用意されているのはよかったんですが、なんとそのブースの責任者が一向に来ません。
朝9時に集合なので、当然9時に責任者がいるだろうと思っていたのに、いつまでたってもこないからしばらく僕らはほったらかしです。
しびれを切らして、会場の責任者に確認したところ、なんとブースの責任者は病院の先生(採血後に診断する必要があるので医師が必要ということらしい)で、忙しいので到着は開場ギリギリになるとのことでした。
僕ははっきり言ってそれは仕方ないなと思うんですが、最初から病院の先生は忙しいんやから、先生ではなく現場を仕切れるイベント関係者がブースのリーダーになるべきだろうと思うわけです。
はっきり言ってお手伝いとして参加している僕らには、当日のブースをどう運営していくのかなんて全く聞いていません。
なので、とりあえず「たぶんこうした方がいいんじゃないか」ということを、当日のアドリブでこなす羽目になりました。
協力を呼ぶだけ呼んどいて、放置プレイはさすがにひどい。
もうちょっと協力する方の身にもなってほしいものです。
これだったら10時に到着でよかったんじゃないかと思うくらいでした。
ちなみに、現場の責任者も「今年初めてなんでよくわかっていないんです。エヘヘ」とか言っちゃってて、軽く絶望感も漂いました。
他のイベントがどうなのかは全く事情も異なると思いますが、イベント主催側がイベントに協力を要請するのであれば協力で来てくれた人に的確に指示を行えるリーダーが必須だなと思いました。

イベントブースを作る前に、「本当にこれでいいのか?」と考えること

そんなこんなで開始前からもやもやしている感じですが、追い打ちをかけるようなことが発覚していきます。
僕たちの担当ブースは「血糖値の測定ブース」と先ほど書きましたが、実はこのブースは単独で動くブースではありませんでした。
横にある「血圧測定ブース」と「結果診断ブース」と3つでセットの内容だったんです(もちろん当日現場で聞くまででそんなことは一切知りません)。
先に血圧を測定し、その流れで血糖値を測定、そのデータをもとに医師から診断がされるという3つで1つのブースだったんです。
そして、測定の際にはかったデータを記入する記入用紙があったんですが、最初の段階で記入用紙がこちらにしかありませんでした。
当然、隣の血圧ブースでも記入用紙が必要なんですが、血圧ブースは血圧ブースでこちらにも記入用紙が必要ということがわかりませんので、一旦全ての記入用紙を血圧ブースに持って行ってしまったりして、現場が混乱します。
そんなこんなで、現場では急遽血圧と血糖値はセットじゃないとダメなんだということになって各ブースの担当者で話し合い、別々でセッティングしていたブースをくっつけて一つの流れにし、入り口に記入用紙を置くという形で解決を図りました。
そこで考えたのが、「これって当日現場で決めることじゃないやろ」とうこと。
3つでセットというのは最初から分かっていることで、ブースを「血圧・血糖値測定ブース」という感じで一つのブースにすればこんなに混乱せんくてよかったんじゃないかと思うんです。
なぜ別にしたのかはわかりませんし、何か意図があるのかもしれませんが、現場で感じた限り分ける必要性は感じませんでした。
また、ふたつに測定ブースが分かれたことで、こちらで「まず血圧から測ってください。こちらに並んでください。」という人による案内が必須になってしまいました。
ブースをくっつけても、看板上はバラバラのブースになっておりますので、参加してくる人はこれらがセットのブースであるということはもちろんわかりません。
なので、「空いてる方から先に行こう」と思うのは当然なわけです。
ガンガン来るおじいちゃんやおばあちゃんを止め、違う流れに誘導するのはしんどいんですよね。
これが最初から一つのところにしていたらその必要もないわけで、無駄な人的リソースを消費することもないわけです。
そしたらもっとスムーズに誘導もできます。
こう考えればどう考えてもくっつけるべきでしょう。
そして3つで1つと言っておきながらこれまで言及していなかった測定ブースに至っては、隣接している血圧と血糖値のブースとは離れ、通路を挟んだ先にあります。
3つでセットなのに、物理的に離されてるわけです。びっくりですね。
当然、距離がありその距離というのがイベント会場の通路という導線である以上、案内時に通路をふさいだり、通行人の邪魔になることになります。
これは明らかに会場の配置が問題です。
こういうことも、始める前にわかるんじゃないのかと思いますね。

ユーザーの流れと想定外の事態をいなす余力の残し方

このようないろいろな理由があり、少しでも誘導をスムーズに行えるようにと、会場の地面にテープを貼り、順路を作ります。
順路を作ることで、人を誘導しやすくしようという目的ですが、はじまってみてわかるのは「人ってちゃんと順路を見ない」ということ。
思いっきり横向きに道筋が書いてあって、矢印も使って方向を書いているのに、地面を一切見ないから順路が機能しません。
なので、順路をきちんと人が案内しないと機能しないんです。
あと、先ほど書いたようにこちらのブースの隣は通路となる空間です。
実際の間仕切りはありません。
なので、きちんと通路の導線も確保しないといけないわけですが、前述のように自分ルールで勝手に並ぶから列が通路に被りまくります。
ここまで見ないというのは想定外でしたが、例えばヒモ付のポールを使って間仕切りをすれば、エリア外に並ぶとか割り込みとかが防げたはずなので、主催者側で用意してくれたらいいのにと思います。
実際ヒモ付きのポールが数本だけ用意されてて、その部分で無茶をする人はいませんでした。
地面にテープという2次元のアプローチではなく、ヒモ付きのポールという3次元のアプローチの方が人の行動に与える影響が大きいなということがわかります。
あと、通路を歩いている人が並んでいる列を横切っていくということも頻繁に起こります。
こういう事態を防ぐ効果もあるかなと思います。
また、張ったテープの貼り方にも問題があったなというのも新しい発見で、今回は2本のテープの間を人が通るという意味合いでラインで空間を作ったわけですが、多くの人がライン上に並んでしまっていました。
これがかなり想定外で、「そっちか」と思いましたし、実際にボソッと言ってしまいました。
こういう想定外の事態にも、ラインを離していたことで以外とスムーズに列が機能したのは結果的にはオッケーでした。
余裕をもたせて作ることで、想定外の事態でも柔軟に対応できるといういいケースだったと思います。

無責任な離席による混乱

あともう一つ問題があって、診断ブースで診察する医師が一切いない時間が結構ありました。
これではデータとして血圧と血糖値のデータがあっても、それをもとにした結果をお客さんに伝えることができません。
採血されていた看護師さんでもアドバイスはできますが、そもそも看護師さんは採血するために来ているので、アドバイスをする準備をしてきていません。
採血する場所でアドバイスしていたら列も長くなって待つ人も増えるので、全くよくない循環が出来上がります。
離席したのも何か理由があるのかもしれませんが、「全く誰もいない時間が結構ある」っていうのはイベントブースとしてみても全くダメなんじゃないでしょうか。
きていたお客さんに「診察の人どこいったん?」と聞かれてもこっちもどこに行ったのか把握してませんし、「さあ…どこでしょうね…。すいませんがもう少し待ってもらえませんか?多分帰ってくると思いますので…」というのが精一杯です。
せめて行く前に「どこに行ってきてどのくらいに帰ってくるのか」とか連絡するとか、ブースに紙でメモでも書いておいておくとかしておいてほしいものです。
社会人なら「報告・連絡・相談」は基本でしょう。
なんて無責任な対応だろうと結構イラッとしました。

余談:ノベルティはいい感じだった

と言った感じで、全体としては成功でもブース付近だけで見るとかなり課題の残るイベントでした。
今後イベントをする人は反面教師として今回のことを頭に入れておいていただけると良いのではないかなと思います。
ただし、一点だけこれはいいなと思ったのが会場で配っていたノベルティです。
ノベルティのエコバック
ノベルティのエコバック
ノベルティは全然期待してなかったんですが、いただいた麻でできたエコバックはとてもしっかりした作りでした。
持ち手が丸いので、重い荷物が入っても手が痛くなりづらいです。
エコバックなので、スーパーなどで重い飲料などをたくさん買った時に役に立ちそうな感じです。
また、素材が麻でかなり丈夫にできているので耐久性が高そうです。
持ち手がしっかりしている
持ち手がしっかりしている
重い荷物を買う時に重宝しそうなエコバックなので、これはいいものをいただいたぞと思っています。

まとめ

今回の記事はかなり愚痴っぽくなってしまいましたが、この辺も運営側の配慮次第でなんとでもなりそうなことだと思っています。
今回はあくまでお手伝いでの参加という感じで、主催者側ではなかったので気付くことが多い内容でした。
この辺は実際に自分が運営側で行う場合のとてもよい経験だったんじゃないかなと前向きに考えることにします。

記事の著者:ふにすでぐち

ふにすでぐち

1978年生まれ。企業のWeb活用をテーマに、Webサイトの運用を中心とした戦略的な企画立案、サポートやWebサイトの構築などを行っています。
5年間のWeb制作会社勤務後、2年間のフリーランスで「フニス」として活動後に法人化し、2012年7月「ふにす株式会社」を設立。
Web活用の情報や考え方などを発信するブログ「ふにろぐ」を不定期で更新しています。
2015年11月より大阪府高槻市に「ふにすWeb相談所」を開設。
地域の方々に気軽にWebのことを相談できる場所として、より多くのWeb運用の問題解決をするために活動しています。
また、不定期で大阪を中心にWeb運用やブログなどをテーマにしたイベント「ふにセミWS」を開催しています。
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