僕が必ず最初に打ち合わせをする理由

Publish2011/03/08(火)

僕は新しいお仕事が始まるとき、できる限り打ち合わせをするように心がけています。
それにはもちろん理由がありまして、「最初に打ち合わせをしておく事でのメリット」と「しっかりお話をすることでできる双方のリスクヘッジ」という、大きな意味があるからだと考えています。
その結果、より高い確率で満足のいく仕事になる場合が多いので、今回はその事について書いてみようと思います。

打ち合わせって、場合によっては時間の無駄になるのではないかという懸念

まず僕は仕事において特にそうですが、基本的に無駄に時間を浪費する事があまり好きではありません。(個人的なことに関しては別ですし、無駄の美学という観点から考えると一概にそうとも言えない部分もありますが。)
仕事においては、「より効率的に無駄を省いて最短ルートで最高のクオリティを目指したい」と思っています。
ただ、これは制作を受注してやる業務の場合の話です。
今メインでやっている運用に関しては、効率化よりも大切な部分がありますので、今回の話はすべて「作る」という過程においてのおはなしです。
より早く的確に納品物を制作する場合、最も阻害要素として無駄だと思われるものは「頻繁な打ち合わせの為の移動の時間」や「参加者の好き嫌いで話が進む不毛な会議」だと思っています。
この手の状況に巻き込まれた場合、間違いなく全体の結果として成果が得られなくなる可能性が高いものになるんですが、逆に言うと、最初の段階でそうなる前の芽を摘みとっておく、全体の方向性を一致させる部分が出来ているとその状況を回避することが出来ます。

打ち合わせを初回にしっかりしておく理由

基本時に受託制作の場合の最初の段階でのゴールは「サイトを作って納品する事」になります。
もちろん大切なのはその後の運用部分ですし、更新する事やサイトを活用していく事が重要であることはいうまでもありません。
でも、その為の土台というか全ての根幹の部分として「まず作る」という部分が解決出来ていないとそこのステージには立てません。
スタート位置にきちんとつくためにも、まずは制作物がしっかりと目的に沿った要件で制作できているのかというのはやはり重要な要素です。
作るためには

  • なんのために作るのか
  • どのような目標を達成するために作るのか
  • 目標を達成するために作ったものでどういう運用を行うのか

という部分は最低でも考えて作らないと、つくる意味もだいぶぼやっとしたものになります。
まずはこの部分を明確にしておく必要があります。
これらをふまえると、初回の打ち合わせ時はここの部分をお客さんとしっかりとお話しし、意志の疎通・認識の共有をしておく必要があります。
極論で言えば最初の打ち合わせ時には細かい仕様とかはあまりどうでもいいというか、「お客さんがどんな夢を持って、どんな期待をWebに寄せているのか」という部分が話せればそれが最も重要だとも考えることが出来ます。
遠隔での電話やメールでは、やはり「伝わらない」部分が出てきてしまいますので、直接お会いして目を見て言葉を交わすことが大切だと思います。
僕が初回の打ち合わせを極力行うのは、この「お互いの顔と顔を合わせて話しをしっかりしておく事でできる信頼関係と安心感。そして共通認識でのスムーズな連携」がお話ししておかないとまず出来ないと確信しているからです。

次のステップ。打ち合わせを少なくする為に必要な事

まず大切なのは「最初の打ち合わせで確実にぶれないように意識を共有する事」です。
結局のところこれができなければこの話は夢物語で終わります。
そのために最初の打ち合わせでは、夢や希望を思いのままにぶつけてもらいます。
その話をしっかりとお互いができたあとは、その勢いを持続させるためにもお客さんにとって「進めやすいやり方」がどういう流れになるのかを聞きます。
例えば僕の場合だと、「電話はできるかぎりしたくない」「連絡はメールよりチャット」とかそういう部分ですね。
それに固執しているわけではないですが、どうせやるならやりやすい方法がいいのは当然の感情だと思います。
なので、お客さんが思う理想的な形になるように、どういうふうにやるとスムーズにできるのかなんてことをしっかりと聞きます。
その上で、さらにこうしたほうがやりやすくなりますよというのはもちろん提案しますし、それが難しいということであればどこまでならできるのかという部分での妥協点を探すこともしています。
お客さんとのやり取りは、やはり「人と人とのコミュニケーション」です。
自分のエゴを通すことが目的ではなく、双方のために理解し合える状態になっている事がベストではないかと考えています。
そのためには、理由が必要です。
多くの場合、お客さんにとってのメリットが分かりやすい事が重要で、メリットがあることをしっかり伝えることでお互いの理解が高まるのではないでしょうか。

打ち合わせを最小限にとどめるメリット

打ち合わせを減らす事でおこるメリットには、以下のようなものがあげられます。

  • かかる時間の削減により、早い段階でのリリースが可能になる
  • かかる工数の減少により、結果的にコストを削減できる
  • 「言った言わない論」を回避するための記録と共有がしやすい
  • ミスややり忘れがなくなり、クオリティの高い、成果の出しやすい納品物になる

まずは単純に打ち合わせの時間と移動時間が減るので、その影響でより早い段階で制作が完了して早くリリースする事ができるようになります。また、打ち合わせの資料の作成時間や議事録の作成・チェックの工数が減るのでその分コストを削減できるので料金を低く設定する事ができます。
あとは、電話は緊急時以外しないので、打ち合わせの代わりにメールやチャットワークで行ったやり取りの記録は全てデータとして記録されます。
電話や打ち合わせでよくある「言った言わない」といった不毛な議論を回避する事ができます。
こちらも作業のタスクを漏らす事がなくなるので、ミスややり残しがなくなりよりクオリティの高い状態で納品する事ができるようになります。
もちろんゴールが明確になっているので成果を出しやすい状態になってもいます。
これらの理由が、僕が最初の打ち合わせを大切にしている理由です。
どうしても「自分が」という主張に見えがちですが、実際には自分だけではなくお客さんも含めて関わる全ての人が最大限に楽しんで取り組めるようにするための土台作りだと思っています。
これから新たにご依頼をいただく方にも、これらのことをしっかりとお話して、お話もお聞きしていきます。

記事の著者:ふにすでぐち

ふにすでぐち

1978年生まれ。企業のWeb活用をテーマに、Webサイトの運用を中心とした戦略的な企画立案、サポートやWebサイトの構築などを行っています。
5年間のWeb制作会社勤務後、2年間のフリーランスで「フニス」として活動後に法人化し、2012年7月「ふにす株式会社」を設立。
Web活用の情報や考え方などを発信するブログ「ふにろぐ」を不定期で更新しています。
2015年11月より大阪府高槻市に「ふにすWeb相談所」を開設。
地域の方々に気軽にWebのことを相談できる場所として、より多くのWeb運用の問題解決をするために活動しています。
また、不定期で大阪を中心にWeb運用やブログなどをテーマにしたイベント「ふにセミWS」を開催しています。
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