リモートワーク/テレワークで使えるツールや考え方など【2020年版】

今回は、いまさらではありますが、改めてリモートワーク/テレワークに使えるツールや考え方などを考え直してみようと思います。
皆さんご存知のように、2020年の2月後半くらいから新型コロナウイルスの影響が深刻になってきており、その状況は今後いつ改善されるのかわからない状況です。
周りでは、イベントや行事関連が軒並み中止になったりして、新型コロナの影響はまだしばらく続くんだろうなと思いますし、そのように考えて準備や対策をしておくことは必要かと思っています。
なので、いまさら感はすごくあるんですが、リモートワークを取り巻く環境を考え直してみようと思います。
実際のところ、リモートワークが適した仕事もあれば、全く適さない仕事もあり、これさえしておけば完璧だという手段はありません。(といい切っても問題ないと思う)
ですが、すべての仕事ではなくても、自分の仕事の中の「ここの部分だけでもリモートでできるのでは？」ということができれば、いつまで続くかわからないこの状況下でも被害を最小限に食い止めることにつながるのではないかと思うわけです。
前置きが長くなりましたが、ここからが本編です。

打ち合わせ/ミーティング

まず思いつくのが、会議や打ち合わせ、ミーティングなど。
会議やミーティングなどは人が集まって話をする関係もあって、飛沫感染のリスクが高い仕事ではないかと思います。
相手との距離も近い場合がありますし、ミーティングや打ち合わせの場所への移動(電車やバスなどの公共交通機関を使う場合はなおさら)も感染リスクを高める要因として考えられるので、会議やミーティングをオンラインで行い、人が物理的に動かない状況を作るというのは重要な視点だと思います。
真っ先に考えられるツールと言えば、まずはSkype。
複数人でオンライン通話ができますし、画面共有も可能。また、スマホアプリもあるので、自宅にPCがない人でもミーティングに参加する事ができます。
導入もそこまで難しくないと思うので、とりあえずSkypeは用意しておくとよいかと思います。

次に思いつくのはGoogleハングアウト。
GoogleハングアウトはGoogleアカウントがあれば誰でも使用できるので、Androidを契約している人などは特に準備もなくはじめることもできたりするので、参加のハードルはかなり低いツールかなと思います。
最近ではアプリではなくブラウザ上の機能拡張で動作したりもするので、簡単にはじめることができるのも大きいです。

もう一つ上げるとすれば、Chatwork Live。
Chatwork LiveはChatworkを使っていれば誰でも利用できるので、すでにChatworkを導入している人だと最も簡単にはじめることができるツールの一つです。
ただ、Chatworkのアカウントをもっていない人からすると、オンラインミーティングのためだけにアカウントを作るのはどうかなと足踏みするかと思います。
その場合は、次項の連絡手段/情報共有のツールと兼用することで、一つのツールにまとめるという考え方もできます。

その他にも、FaceboookMessengerやZoomミーティングなども使えるツールかなと思います。
これらのツールで検討してみるといいかと思います。

オンラインミーティングで使えるツールまとめ。

• Skype
• Googleハングアウト
• Chatwork Live
• FaceboookMessenger
• Zoomミーティング

連絡手段/情報共有

次に考えるのは、連絡手段や情報共有としてどのようツールがあるかということ。
オフィスで働く場合は、横にいる人と話ができたりして、そこで連絡が完結する場合などもありますが、オンラインの場合はお互いがきちんと報告しないと相手が何をしているのか、今どういう状況で進捗がどのくらいなのかといったことがわかりません。
そのため、リモートワークの場合はきちんと連絡手段を確保し、定期的に自分の状況を相手に伝えることが重要です。
その時に使えるツールの代表格は、やはりチャットツールになります。
上記で上げたChatworkが個人的にはおすすめで、仕事で使うことを前提としたチャットツールなので、仕事として活用するのであればChatwork一択でもいいかもしれません。

業種によっては、slackも選択肢に入ってくるかと思います。
ただ、slackはエンジニアやプログラマ、その辺に理解がある人ではないと難しい場合もあるので、詳しくは書きません。
書かなくても名前を知っている人であればどういうツールか知っているはずなので。

また、ビジネス目的ということではないのですが、FaceboookMessengerも連絡手段としては優秀です。仕事の人にアカウントバレしたくない場合は避けたほうが無難ですが。
その他にも、アカウントバレしてもいいのであればTwitterのDMや、LINEでも同じように使うことは可能です。
特にLINEの場合は一般の使用率が高いので、ネットリテラシーが低い人でも使うことに拒絶反応がない場合もあります。
あとはいまさらな感じもありますが、メールという選択肢もあるかと思います。

連絡手段/情報共有で使えるツールまとめ。

• Chatwork
• slack
• FaceboookMessenger
• Twitter
• LINE

データ共有/オンラインストレージ

リモートワークで使えるツールとして、次に考えないといけないのが仕事で作成したファイルやドキュメントをどのように共有したり管理したりするのかということ。
主に手を動かす仕事の場合、成果物を相手にどう送り、共有するのかが優先度が高い場合もあります。
真っ先に思いつくのがDropbox。無料でも使えるし、色々なデバイスでのデータ共有が簡単なのが特徴。
結構前からあるサービスなので、すでに使用している人も多く、新たにアカウントを取得する必要もない人も多いかもしれません。
その他には、Microsoftの運営するOneDriveや、Googleの運営するGoogleDriveなどもありますので、MicrofftやGoogleの他のサービスを利用している人は連携させることも容易なので、その面で採用を検討するのもいいかと思います。

常時データ共有ではなく、一時的にデータを共有するというか、相手のデータを送る場合はGigaFileやデータ便などのオンラインストレージサービスを使ってもいいかと思います。

データ共有/オンラインストレージで使えるツールまとめ。

• Dropbox
• OneDrive
• GoogleDrive
• GigaFile
• データ便

リモートワーク時の設備/環境

ツールとしては上にあげたものがあれば、一通り最低限のリモートワーク/テレワークはできるかと思います。
ただし、ツールだけ揃えればリモートワーク/テレワークができるかと言えばそういうことでもなく、きちんと環境を整えることが必要です。
例えば、今回のコロナ騒動ではっきりしてきた部分がありますが、自宅にパソコンがない人が意外とたくさんいます。
今の時代はスマホさえあれば自宅にパソコンがなくても困らない時代になっているので、自宅にパソコンを持っていて、リモートワーク/テレワークの準備が万全という人は実は一部しかいないという状況もあります。
その場合、上記であげたツールもある程度は使用できますが、100%活用できるかといえば難しい部分もあります。
その場合、まずは業務を問題なく行えるパソコンを用意する事が必要になってきます。
また、自宅などの遠隔で仕事をする場合、パソコンの端末だけではなく、データをやり取りするためのネットワーク環境の用意も必要です。
テザリングなどのネットワークを使ってでも一時的に仕事はできますが、ある程度長期間に渡って安定的に業務をするためにはネットワークの準備も必要です。
パソコンとネットワークがあっても、物理的に作業をするスペースがなければ仕事をすることができませんので、場所も確保する必要があります。
この作業スペースの確保というのは地味に難しくて、自宅の場合は子どもがいたり(学校が休みになって今の時期は子どもの在宅確率が高い人も多い)、ペットがいたりして仕事に集中できない場合ということもあります。
自宅にある部屋の一つを業務用の部屋として用意できる場合であればいいですが、そうではない場合は自宅での作業が難しい場合もあります。
そういう場合は、自宅の付近で最小限の移動でいける個室型のシェアオフィスなどがあればいいですが、そういう環境がない場合はかなり業務に差し支えることになります。
リモートワークやテレワークをする場合、ワークスペースを確保することが必要ですが、意外とこの部分がネックになる人も多いと思います。

カフェでの仕事について

ワークスペースの確保が重要と書いたので、少し余談になりますが、リモートワークの話をする上でいわゆるノマド的な働き方を考える人も多いかと思います。
ノマド的な働き方は一時期話題になったこともあり、実際にそういう働き方をしている人もけっこういるかと思いますが、今の状況でそういう働き方をするのは少しはばかられます。
まず、カフェのように人が多く集まる場所で、かつ空気の流れが悪い場所に長時間いることがあまりよくないと思われます。
また、お店にとっても迷惑になる場合もあるので、長時間の滞在は避けたほうがよいのではないかなと思います。

会社側のサポートや体制などについて

リモートワーク/テレワークを考える場合、働いている従業員からすると会社側からのサポートや働き方を支える体制づくりがあるとやりやすくなると思っています。
例えば、業務に使用する端末を貸与したり、モバイルルーターを支給してネットワークを確保したりすることができると、それだけでかなり変わります。
また、個室のレンタルスペースを契約する場合の費用負担など、ワークスペースの確保への負担軽減などもあると、よりテレワークをする環境は整うかと思います。
ただし、これらのサポートや体制づくりには会社の負担が必要になるので、その分利益を圧迫してしまい、経営上あまりよい状況ではないかもしれません。
ただ、新型コロナの影響がいつまで続くかわからない状況で、従業員が個人で費用負担をしながらテレワークを継続するというのは、精神的にも金銭的にも従業員に与える悪影響は計り知れません。
そう考えると、従業員の不安を取り除く経営判断は、会社に対するモチベーションにつながるのではないかなと思います。

いろいろな場所で仕事をしてきて思う、最も大切なこと

色々と書きましたが、個人的な話を少し最後にしようと思います。
このブログを読んでくれている人は知っているかもしれませんが、僕の場合は仕事上リモートワークがしやすい業種だったということもあり、いろいろな場所で仕事をしてきました。
青森で1ヶ月くらい過ごしていた時期もありますし、沖縄でも1ヶ月くらい過ごしていた時期もあります。
その期間、仕事をしていなかったということもなく、いつもどおりの仕事を滞在先でできるように用意して仕事をしていました。
その経験から思うに、最も大事なポイントは2つあって、「ネット・電源」が必須事項でした。
それ以外は、あるに越したことはないですが、ある程度はなんとか凌ぐことはできます。
実際に、フェリーの上でも、車の中でも、炎天下の海岸でも取り急ぎの仕事くらいはできました。(快適にできているわけではない)
しかし、「ネット・電源」よりも重要だなと思っているのは、「健康」です。
元気でなければ仕事はできないので、体調が少しでもおかしいなと感じたら、休みを取ることが大切です。
昔アントニオ猪木さんが言った「元気があればなんでもできる！」これに尽きます。
なので、皆さん無理をしすぎないように、自分やご家族の健康面を最優先してもらえるとうれしいなと思います。

さいごに

今回はツールの紹介というような形で、現在の新型コロナを取り巻く環境への対応を考えてみましたが、上でも書いたようにいつまで今のような感じが続くのかが未知数です。
とりあえずわかっていることは、3月いっぱいは子どもの学校は休みであるという事実。
そして、その影響は子どもがいる家庭はもちろん、社会全体に対して影響するであろうことはまず間違いないわけです。
なので、リモートワークやテレワークで少しでも現在の状況に対策が持てるのであれば、積極的に使っていく他ないのかなと思います。
全部は無理でも、少しずつ。一気には無理でも、少しづつでも変化していくことで、この状況を乗り切る事ができればいいなと思っています。