こんなこともやっています。CMSの操作説明会【ふにすのお仕事】

今回紹介するふにすのお仕事は、CMSの操作説明会です。
ふにすでは、活動の一環としてCMSだけということではないんですが、お客さんのところに行って横に座って操作のレクチャーをするということもしています。
CMS操作説明会は、基本的には僕1人対最大で3人くらいまでの規模で行っています。
場合によってはそれよりも多い場合もありますが、ほとんどは少人数でみっちりやろうという感じにしています。
これには理由があって、「横に座って、実際の端末で実際の操作を教える」場合、どうしても人数が多いと注意が散漫になってしまうということと、質問しづらい感じの空気ができてしまうために少人数制で余裕を持って対応するようにしています。

CMSの操作説明会を行う理由と目的

CMSの操作説明会を行う目的は、一番大きいのが担当者さんのオペレーション力をアップさせるということにあります。
背景として、一時期からCMSを使うお客さんが増えはじめまして、今ではほぼすべてのお客さんが何かしらのCMSを使ってご自身で更新されるというのが普通になってきています。
しかし、あまりパソコンに詳しくないお客さんにいきなりCMSを使えというのも相当難易度の高い状態になりますので、その最初の導入をサポートする必要があります。
場所や設備だけ用意しても、その使い方がわからなければ無意味なので、まずは道具をきちんと使えるようにしようということです。
人間は誰しも初めてする作業に対して不安があるものです。
初期に最も効果的な方法を教えるということは、その時の苦い体験を生まないことになるので、結果的に苦手意識を持たないようになるという効果も期待できます。
道具を正しく使い、苦手意識もなければスムーズな運用に入れるので、操作説明会はとても重要な位置付けの取り組みでもあります。

CMSの操作説明会を開催することによって得られる効果

操作説明会では、作成したマニュアルに沿って実際に作業で使用する端末で、担当者さんに手を動かしてもらって説明を行います。
マニュアルが用意されているなら、そのマニュアル通りにすればいいんじゃないかと思われる方もいるかもしれませんが、実際に横で作業を教えるのとは大きな違いが出てきます。
文章で伝えることが難しいニュアンスの部分などは、顔と顔を合わせて伝えることで伝わりやすくなります。
伝わりやすくなるということは、理解力が深まるということでもあります。
また、その際にマニュアルに沿ってレクチャーすることで、操作の感覚とマニュアルが実体験としてリンクし、レクチャーした後に自分で問題を解決することもできるようになってきます。
このように操作説明会を行うことは、マニュアルをさらに有効に活用するためにも重要な取り組みであるわけですね。

よくあるこんなパターンで活用できる

CMSの操作説明会は、基本的には導入当初飲み行うように考えていたんですが、実際には比較的定期的に行うことが多いです。
というのも、小さい規模の会社の場合は、担当者の方に一度教えておけば問題ない場合もありますが、規模の大きな会社になってくると毎年人事異動とかで部署が変わり、前任者との引き継ぎがされない場合もあります。
その場合などにも会社に赴き操作説明会を行う場合もあります。
急な退職でスキル不足になってしまう穴を埋める時には、後任の担当者のスキルアップは必須なので、そのベースとなる部分をこちらでサポートしていると考えるとわかりやすいかと思います。
人事異動による配置転換、急な退職による不十分な引き継ぎなど、企業が人事的なことで困る部分をサポートするという、Webとはある種直接関係ないようなことも取り組みの一環として活動しています。

操作説明会と合わせて社内研修も行っています。

操作説明会と同じようなニュアンスで、ふにすでは新入社員のWeb研修的なことも対応したりします。
サイトを活用してもらうためであれば操作説明会や社内セミナーなど、運用側のモチベーションを上げるための取り組みも積極的に行っておりますので、不安を感じている方はご相談ください。