PTAの周年行事で記念DVDを作ったことについて

Publish2018/03/09(金)

PTAの周年行事で記念DVDを作ったことについて

2018年1月28日に僕の住む高槻市で、高槻市PTA大会と高槻市PTA70周年記念式典が開催されました。
高槻市PTA協議会は、去年僕も副会長として参加していたわけですが、今回のPTA大会と記念式典でも活動を行うことになりました。
今回は行ったことや経過、準備したものや考え方、当日のことなどを記録として残しておこうと思います。
誰にも役にたつ内容ということでもないかもしれませんが、今後PTA活動で同じような状況を経験する人もいるかと思いますので、その時にお役に立てれば何よりです。

目次

  1. きっかけと前提
  2. DVD制作部会としての活動、成果物について
  3. 各学校園から動画を集めるために使ったツールについて
  4. 動画編集/DVD作成について
  5. リハーサル、事前準備について
  6. 当日の行動や反省点などについて
  7. まとめ

きっかけと前提

なぜ今回この活動に参加することになったのかというところから書きましょう。
まず前提として、高槻市PTAが誕生して、2018年で70周年になるというところがそもそものきっかけです。
僕は去年、子供の通う小学校のPTA会長をしていたわけですが、同じように高槻市の各幼稚園、小学校、中学校のPTA会長が集まる組織として高槻市PTA協議会という団体があり、各学校園のPTA会長と担当の副会長はPTA協議会に属していることになります。
PTA協議会でも、会長や副会長、会計などの役割があり、そこで僕は前年高槻市PTA協議会の副会長もしていたということです。
この辺がちょっとわかりづらいのであえて書きました。
各名称が長いので、ここでは実際にそう呼ばれているように各学校園のPTAのことを単P(単位PTAの略)、高槻市PTA協議会のことを市Pと書いていきます。
余談ですが、単P、市P以外にも、区P(大阪市内の各区)、府P(大阪府PTAの略)、近P(近畿PTAの略)、日P(日本PTAの略)といった感じで、PTAと言っても結構な種類の活動団体があります。PTA関係に携わった人だと知っていますが、普段生活してたらそんなに種類があるんやということも意識してないかと思います。
話を戻します。
そんなわけで去年市Pの副会長をしていたのですが、市Pは基本的に単Pの現役PTA会長と担当副会長だけから選出されるので、今年PTA会長をしていない僕は市PではOBの扱いです。
しかし、70周年という節目は迎えるわけでして、誰かがその記念行事をする必要があるわけです。
普通ならここは現役の市Pの役員で企画をするという流れになるのですが、市Pの役員の活動は活発で、実際のところ70周年の記念行事にかかる余裕がないんです。
その辺の大変さは去年経験しているので、僕もよくわかります。
そんな経緯もあり、70周年記念行事は、OBを中心とした「70周年実行委員会」が組織され、実行員会によって運営されることになりました。
そんな実行委員の会長には、前年度の会長がなり(この流れは当然そうなるだろうなと思うし、それについて一切異論はありません)、メンバーを集めることになるわけですが、前会長の考えとしては70周年の記念行事として「70周年記念式典」の開催と「70周年記念誌」、「70周年記念DVD」の配布という3つの目標を立て、それぞれ「式典部会」「記念誌部会」「DVD部会」を立ち上げメンバーを選出するということになりました。
で、ここからやっと僕の話になるわけですが(前提が長くてすいません)、僕は去年市Pの副会長をしていた時に、市Pのホームページを静的HTMLでの更新型からAmebaOwndを使用したホームページへと変更する作業を行っていました。
(詳しくは過去記事「サイトを作らない」という選択肢:を参照)
そんなことをしていたら、当然のように「出口さんはパソコンに強い人」という印象になるわけで、「DVDを作らなあかんなら、作れる人を呼ばないと、そうだ出口さんがおるやん」となったんだと思うんですが、そんなわけで僕に声がかかりました。
実際のところ、去年の段階で次の年に70周年があるのは知っていたので、もしかしたら何かしらお手伝いはすることになるのかもしれないと思ってはいたので、まあそうなるわなと思いながら引き受けることにしました。

DVD部会としての活動、成果物について

実際にDVD部会で行った主な活動としては以下のようになります。

  • DVDの企画を考える(DVDの内容は部会で決定するため)
  • DVDの素材を集める(動画、静止画、音声データなど)
  • 部会メンバーで担当を決める
  • 作成したDVDのチェックを行う
  • DVDを量産する
  • 市P大会、記念式典で動画を流す

まず最初にしないといけないのが、今回作成する動画をどのようなものにするのかという企画会議です。
今回作成する動画は、各学校園に配布するDVD、市P大会で上映する動画、市Pホームページで公開するためにYoutubeで公開する動画の3種類です。
それぞれ使用用途は異なりますが、基本的なコンセプトは同じです。
部会で今年のコンセプト「PTAってなんのため?高槻愛するみんなのため。おもろいんやでPTA」を表現するのに、どういった内容がふさわしいかを話し合った結果、各学校園に動画を撮影してもらってそれをつなぎ合わせて高槻市のPTAがそれぞれ頑張っていることを表現するということになりました。
撮影してもらう動画はあえて表現的なルールは求めず、一定の秒数だけ守ってもらうというような最低限のレギュレーションでお願いすることになりました。
補足で書いておくと、記念誌部会で各学校園には70周年のための写真の提供をお願いしていたので、なぜ動画を撮るのかという部分の理由の70周年を記念してDVDを作成するのでご協力してもらえるのではということも理由としてはありました。
そして、素材となる動画を集めた後は動画を編集するわけですが、当然のようにその役割は僕に回ってきます。
まあそのためにメンバーに選ばれているわけなので、そこは当然と言えば当然ですよね。
ただ、全部背負い込むのはあまりにしんどいので、各学校園の動画提供への催促や場合によっては撮影、BGMの選出、作成したDVDのチェックや校正などは別の方にお願いすることにしました。
ここはみなさん快く引き受けていただいてすごく助かりました。
あと、動画とDVDを作成するだけでなく、当日の式典での映像担当ということにもなり、今回自分が担当する範囲が広すぎやしないかと結構不安になりました。

各学校園から動画を集めるために使ったツールについて

とはいえ、これまた決まったものは仕方がないので、やるしか道はないわけです。
まずは手始めに、各学校園からどのように動画を集めるのかという問題がありました。
ただ、ここは以前までであれば結構大変だったわけですが、テクノロジーの進化は素晴らしいので、今ほとんどの人が持っているスマホを使って動画を撮影し、スマホから動画を送ってもらえれば以前に比べて圧倒的に手軽に、簡単に動画を送ってもらうことができるわけです。
そこで今回考えたのが、「LINE@を使用して動画を集める」という方法です。
これまでの経験上、家にパソコンがなくても、スマホは持っていてLINEはしているという人が多いということは実感としてわかっていました。
実際、各学校園のPTA活動で、連絡・情報共有の手段として最も活用されているのがLINEだと言い切っても問題ないほど、高槻のPTAではLINEが普及しています。
なので、LINE@のアカウントを作成し、そのアカウントを周知することが大切ということになります。
メールで案内ということだけでもいいのですが(また余談ですが、高槻市PTAでは代議員のメールアドレスは保有していて、連絡時にメールを利用しているので、メールが届かないというところはありません。)、それだけだと伝わりづらいし、詳しい内容もイメージできないので、LPを簡単に作ることができるサービスの「strikingly」を使用して、記念動画を送ってもらうための諸々の情報をとりまとめて公開し、そのアドレスをメールで各会員に伝えることにしました。
その際に使用したのがこちら。
高槻市PTA70周年記念動画
見てもらうと分かりますが、目的や期限、ルールや実際の手順、応募先の情報など、今回必要な情報を掲載しています。
これがメールだけだと長文すぎて誰も読まないと思いますが、サイトにすることで分かりやすくはなったのではないかなと思います。
同様のサービスは色々ありますが、個人的に一番使いやすいと思っているのがstrikinglyなので、ゴリ押しでstrikinglyを採用しました。
押した手前自分で作りましたが、Amebaownd同様にこちらで考えるのはコンテンツの部分だけですむので、実際に手を動かして作った時間というのは2時間程度(マニュアル部分があったので少し時間かかったなという印象)です。
このサイトの公開後にメールを送った後、結構すぐに最初の学校が動画を送ってきてくれて、きちんと想定していた感じで伝わっているなと感じれたのは嬉しいポイントでした。

動画編集/DVD作成について

動画の提供が始まり、ある程度揃ってきたところでいよいよ動画の編集に入ります。
開始当初はiMovieで作ればいいかなと考えていましたが、集まってくる動画の数や管理することなどを考えた結果、動画編集に採用したのはAdobeのPremire。
Premireは若干仕事で使った(動画マニュアルを作成する時にキャプションをつけた程度)こともあるので、感覚的にこれなら作れるなということで採用しました。
実際やってみてもそんなに難しくもなく、編集自体は特に問題なくスムーズに行きました。
が、ここで問題が発生します。
動画編集をしていて、「あ…この曲って著作権無視してるやん…。」という動画の存在です。
動画を用意してもらうにあたって、盛り上がって自分たちの活動のアピールの演出として曲を使用したい気持ちは痛いほどわかるのですが(その熱意自体はすごいなと思うし、とてもいいことだとも思う)、それと著作権無視して無断使用するのは話が別なので、作成した学校園にはその旨連絡し、こちらで音をミュートするという処理が必要になりました。
その数が結構あって、単に曲だけ消せばいい場合はこっちでミュートする動画を作成すればいいのですが、人の声も混ざっているものもあり、再手配する必要があるものもありました。
この一連の流れで感じたのは、そういう動画を作った人はその行為がダメな行為だということを知らないから、そうしているという問題点です。
それがやったらあかんことやとわかっていれば、そうはしなかっただろうと思うわけです。
そして著作権に関する意識がやはり一般の人は低いなと改めて感じました。
作る側の人はそういうのは大前提として知っていますし、知っていない人は大問題だと思いますが、それはあくまで作る側の世界の話であって、一般に利用するだけの人にはそういう意識が希薄な訳です。
なので、著作権無視の動画が平気で送られてくるという事態になるわけです。
この問題は相当根が深いので、また改めて記事にしようと思いますが、この問題ではけっこう気を揉みました。
そしてなんやかんやで動画が作成できるわけですが、そこで次の問題が発生します。
その問題というのがDVDのメディアを作成しなければいけないということ。
恥ずかしながら、DVDって動画ファイル突っ込めばプレイヤー側で自動的に動画を認識して、最悪再生だけはできるやろと思っていました。(実際のところは今でもそうあるべきじゃないかと思っている部分はあります)
しかし、実際にはDVDにオーサリングする工程が必要で、また作成するための動画の形式などにもルールがあり、そのための環境も必要なわけです。
AdobeのCCは使っているので、Adobeで何かしら用意されているだろうと思っていたわけですが、調べてみると現行のソフトではちょっと難しいみたいなんです。
そこで登場するのがイラレの古いバージョンに同梱されているAdobeEncore。
Encoreを使用すればいけるということがわかったので、わざわざ古いバージョンのイラレをインストールしました。
で、実際に作業をするわけですが、Webとは違いDVDはその都度実機での確認が必要なので、かなりめんどくさかったというのが本音です。
DVD-Rではなく単なるDVDのメディアを用意してしまったので(これは完全に自分が馬鹿なだけ)、失敗して音が出ないとか、再生できないとかでメディアが無駄になってしまうなどもあり、結構凹みながら作業をしました。
Encoreを正しく使用しオーサリングすると、完成したDVDは我が家のPS4でも閲覧できたので、そういう意味での達成感があったというのはありました。
今回DVDを作成するという作業を行ったことで、新しい知識を得ることができた点はよかったなと思います。
なお、DVDのマスター版の完成は3日前くらい、PTA大会と式典用の映像は前日までかかるような状態だったので、正直結構ギリギリでした。

リハーサル、事前準備について

さて、動画の準備を進めながら、当日滞りなく映像を流すためには、実際の機器を使用してのリハーサルをしておかないと不安でたまりません。
ぶっつけ本番で望むほど心は強くないので、事前に当日と同じ会場でリハーサルを行いました。
リハーサルをしてみると、音響は結構大きくできるので、動画自体の音をもっと抑えめにして音の調整とかもしたほうがいいとか、始まるまでに機器の動作が不安定になる点とか、当日いきなりわかったら大変だったなという問題がいくつか判明したので、そういう点を事前に潰せたというのはよかったと思います。
当日はDVDのメディアだけ持っていけばいいという話だったのが、実際にはプロジェクターしか用意していないのでパソコンが必要ですと言われたりとか(これは後日その担当の人が勘違いしていただけということが判明しますので、施設が悪いわけではないです。担当の人しっかりしてとは思いましたが。)、Macを使用するからHDMIでつなごうと思ったら端子があるのにHDMIケーブルが会場で用意されていないとか(これも担当の人がHDMIのことを知らなくてケーブルはないとか言ってましたが、実際の設備担当の人に聞いたらHDMIケーブルは長さも何種類か用意しているということが本番前日に発覚しました。担当の人ほんとしっかりして。)もあり、当日までにHDMIケーブルを買いに行くという余分な仕事も増えました。
この辺の一連の流れを体感して思ったのが、事前準備は本当に大事だということ。
やってないと前の日とかは結構ドキドキして落ち着かないと思いますね。
リハーサルも行い、当日の流れもきっちり把握して準備万端。これで当日を安心して迎えることができる。
この時まではそう思っていました。

当日の行動や反省点などについて

さて、そんな心構えで当日を迎えたわけですが、前日の時点で不吉な連絡がありました。
「金曜日に使っている人がプロジェクターを壊して、当日はリハーサルで使ったものと違うプロジェクターになります」という連絡です。
それを聞いて、まさか端子系の仕様違ったりせんよな…。と思っていたわけですが、前日まで映像の最終調整をしていたこともあり疲れ切っていたので、「なるようにしかならんやろw」と開き直り、一抹の不安を抱えつつ当日を迎えます。
当日は朝一からリハーサルがあったので、会場に到着してすぐにPTA大会の機材チェックに向かいます。
こちらの機材に関しては、何の問題もなく綺麗に映像を出すこともでき、音響も素晴らしく、全く不安なく本番を迎えることができる感じでした。
高槻現代劇場大ホールは、さすがに機材がすごくしっかりしているし、慣れているスタッフさんも何人もいて素晴らしい環境でした。
リハーサルもかなりスムーズに進行し結構早めに終わったので、急いで次の記念式典の準備のため、プロジェクターを借りるために事務室に向かいます。
事務室でプロジェクターを借り、隣にある和室でプロジェクターの箱を開いてびっくり。
何と、MacにつなげるためのHDMIの端子がありません…。
壊れる前のプロジェクターにはあったし、最近の機材でHDMI端子ついてないとかないやろと高をくくっていましたが、当日にまさかのトラブルです。
前もってHDMIの端子があるかどうか聞かんかったんかという疑問があるかもしれないので先回りして答えますと、僕は聞いたんですが、担当者が「よくわからないので当日確認してください」と言われているのです。
本当に担当者さんしっかりしてほしい…。
とはいえ、ある機材でどうにかするしかないかなと思っていたら、「他の部署に借ります!HDMIの端子のあるプロジェクターがありますので!」という力強いお言葉。
やったーと思って待っていると、新しいプロジェクターが登場。
先ほどのものよりもコンパクトで、式典会場のテーブルに置いても邪魔にならないサイズ感です。
言い忘れてましたが、リハの時点でプロジェクターを置くための台が比較的サイズが小さい台しかないことが発覚していました。
特に大きな問題ではないですが、狭い中で置いて操作しないといけないのが結構ストレスだったのは確かです。
話を戻します。
サイズ的にもいい感じのプロジェクターが来て、若干テンションも上がります。
早速接続テストだと思い、HDMIの端子を探しますが、ありませんでした…。
さっきあるっていうたやん…。
どうも担当者さんはHDMIのことをよく知らない様子です。
他のプロジェクターももうないようなので、仕方なくこれでやるしかありません。
幸い、端末に付属の部品でHDMIをVGAに接続するための変換アダプタがありましたので、変換アダプタを通じてプロジェクターとMacを接続し、プロジェクターから映像が出てくることが確認できました。
ただ、映像は流れますがBGMが流れません…。
HDMIでは映像と音声を一緒に送るのですが、変換アダプタを通じて接続すると、音声データはプロジェクターまで届いていないような感じです。
この辺の仕様が詳しく分からないので、かなり焦ります。
(当日急に用意された機械ではいやってとか難易度高すぎると思う)
うーんどうしたものかと悩みましたが、Macの音声出力とプロジェクターの音声入力をつないで、プロジェクターのボリュームを最大にしてみると、なんだかかすかに音が出ているようです。
会場でこの音量は無理ですが、レセプションルームの常設スピーカーに繋げば音声が大きくできるはずです。
なんとかいけそうというめどが立ったので、ここでやっとほっとしました。
もちろんまだ油断はできませんけど。
この時点でお昼前で、PTA大会の開始まであとわずかです。
一緒に見守ってくれていたDVD部会のメンバーが気を利かせて市P大会で振舞われる豚汁とおにぎりを持ってきてくれたので、そのままそこで昼食を済ませ、市P大会の会場に向かいました。
なお、レセプションルームは、式典開始の1時間前くらいまで別の団体が使用しているため、音声の出力チェックはできません。
(この辺も微妙に無駄な焦らしている感があってやきもきした)
市P大会は滞りなく進行し、いよいよ映像を流すタイミングになりました。
リハーサル通り司会の人からのキュー出しがあり、映像は問題なく流れます。
会場の様子は舞台袖にあるモニターで確認できますし、舞台袖にいるので会場での声も聞こえますが、みなさん楽しそうに見てくれていて、ここは受けそうと思っていたポイントでもどっと笑いが起きたりしていて、最高の結果を出せたと思います。
実際に、大会終了後のアンケートにも映像がよかったという声をたくさんいただいており、がんばって作った甲斐があったなと思いました。
もちろん完成するために、各学校園の皆さんが面白い映像を撮って送ってきてくれたことが一番の要因なので、僕がした作業はあくまでその補助でしかないわけですが、それでも達成感はありますね。
無事市P大会での役目を終えたあとは、いよいよ70周年記念式典です。
前の団体が撤収しはじめたので、急いで機器の接続を行います。
映像は問題なく出て、懸念となっていた音声の出力を確認しようかと思うのですが、ここであることに気付きます。
それは「リハーサルの時に使っていたケーブルがない」というトラブル。
これには正直参りました。
もうこの時点でリハーサルの意味は一切なくなっているわけです。
でも人間って追い込まれるといろいろ考えるもので、唯一あるマイク用のケーブルとMacやプロジェクターにつなぐ端子を接続するためのコネクタケーブルがおそらくどこかにあるはずだと気付きます。
比較的大きな会場でそういうケーブル類を用意してないはずがないし、用意してなかったらそれは問題だろうとも思うわけです。
そこで警備員さんに教えてもらって設備を保管している倉庫に向かいました。
そこで「多分これでいける」と思えるケーブルを発見し、繋げてみると思った通りにレセプションルームの音響を通してバッチリな大きさのボリュームで会場に音声が流れました。
このときの安心感といったらなかったです。
こういう当日に機材トラブルがあることっていうのはよく聞く話ですが、正直ここまでギリギリまでバタバタさせられるとは思っていませんでしたし。
なんにせよ、これで式典を問題なく迎えられます。
機材の接続チェックができたので、その辺の整理整頓と掃除、会場設営のお手伝いを行って、いよいよ式典が始まりました。
式典中は、映像係の僕は映像開始前にスタンバイし、リハーサル通りのタイミングで映像を再生しました。
映像は前編と後編に分かれているので計2回です。
前半は市P大会とほぼ同じ内容で、こちらでも会場がざわつくような雰囲気で、かなり印象としてはよかったです。
後半は式典だけで流す特典映像なのですが、こちらも皆さん見入っておられてかなりよいリアクションだったと思います。

まとめ

といった感じで、DVD部会の活動を行いました。
最初と最後がかなりバタバタで、特に当日の機材トラブルに関しては本当にもう勘弁して欲しいと思えるくらい疲れました。
式典終了後にはYoutube用の編集と公開の作業はありましたが、納期もないのでゆっくりはできました。
こう考えると、最初から最後まで結構がんばったな自分と思うので、自分をほめてあげたいです。
かなり内容は濃くて大変だったので、もうこりごりという気持ちもありますが、作った映像で見てくれた人が幸せな気持ちになれたりするというのは、やはりすごくうれしい気持ちです。
本来作ることの楽しさやモチベーションってこういう部分が大切やなと改めて感じましたし、達成感もあったのでそういう点でこの一連の流れに関われたのは結果としてよかったと思っています。
最後に、作った動画を貼っておきますので、是非みてください。

記事の著者:ふにすでぐち

ふにすでぐち

1978年生まれ。企業のWeb活用をテーマに、Webサイトの運用を中心とした戦略的な企画立案、サポートやWebサイトの構築などを行っています。
5年間のWeb制作会社勤務後、2年間のフリーランスで「フニス」として活動後に法人化し、2012年7月「ふにす株式会社」を設立。
Web活用の情報や考え方などを発信するブログ「ふにろぐ」を不定期で更新しています。
2015年11月より大阪府高槻市に「ふにすWeb相談所」を開設。
地域の方々に気軽にWebのことを相談できる場所として、より多くのWeb運用の問題解決をするために活動しています。
また、不定期で大阪を中心にWeb運用やブログなどをテーマにしたイベント「ふにセミWS」を開催しています。
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