誰がどう見てもそうとしか受け取れない文書術2023版を受講しました。

今回は久々の活動報告です。
2023年7月12日（水）にZoomで行われたオンラインセミナー「誰がどう見てもそうとしか受け取れない文書術2023版」を受講しました。
このセミナーは以前にも参加したことがあるセミナーだったんですけど、参加してからけっこう時間が経っていたので、改めて聞き直してみようと思っての参加です。
以前聞いてすごく勉強になったと思いますし、その後の自分の文章作成の時の指針にもなったので、改めて聞いてみて前回学んだ内容がきちんと使えているか、注意できているかを再確認したかったのと、新しい気付きがあればうれしいなとは思っていました。
結果としては、前回聞いた時のインパクトが大きかった部分は、ある程度実践できていることができていましたし、今はそんな感じなんやなという気付きもあったので、参加してよかったと思える内容でした。
当日聞いて面白かったり、参考になるなーと思ったことをいくつか紹介したいと思います。
なお、内容とは関係ないんですけど、このセミナーはお話しされるサービシンクの名村さんが一人で3時間喋り倒すというめちゃハードな内容だったんですけど、実際に3時間ずっと一人でしゃべっていて、そのバイタリティーも本当にすごいと思いました。

文書は資産

まず、最初に「おお！これはいいな！」と感じた言葉があって、それが「文書は資産」という言葉でした。
誰もが読みやすく、きちんと理解ができる文書はビジネス上において価値を生む存在であり、資産と考えることができるというような内容でした。
これは確かにその通りで、そもそも文書はビジネスを円滑に進めるために必要なものなので、正しく活用されるものになっている時点で価値を生んでいるわけなので、資産と考えて間違いないと思います。
ビジネスにおいての資産と考えるのであれば、どうやって取り組みどういう成果物にしていくのかによって、影響される範囲や影響力が変わってくるので、取り組み方が大事になってくるとも思います。
これは今回のセミナーを聞く上で、まず理解しておく必要がある考え方なので、最初の段階でこの話をしているのはすごくいい構成だなと思います。

議事録を一つにまとめる

セミナーの途中、GoogleDocsの効果的な使用方法を教えてもらう流れがあったんですが、聞いている途中から「あれ？文書の話じゃなくてツールの使い方になってるぞ？」と思ってみていました。
これには理由があって、名村さんは議事録をGoogleDocsで作っているそうなんですが、その理由として「議事録はGoogleDocsで一つにまとめている」という理由からでした。
議事録の作成した日付近はまだ大丈夫ですが、ある程度時間が経ってから「あの時に話した内容って結局どうなんだったかな？」ということを確認したい場合、議事録のファイルが複数あると色々なファイルから見つけるという作業が発生します。
議事録の数が少ないとかならまだいいですが、そうでない場合は探すという作業自体にかなりの時間を割かれてしまうので、あまり好ましくありません。
その問題を解決するアプローチとしてGoogleDocsで一つのシートに議事録を統合して管理するという方法を選択したので、その作業をより効率的に行うためのツールの使用方法を紹介しておられたわけです。
それを踏まえて考えると、自分で行うアプローチを決定し、そのためにどのツールを使うのかを選択し、そのツールをより効率的に効果的に使うにはどういう方法で取り組めばいいのかという実戦に即した内容なので、わかやすくて実用的で素敵やなと感じました。

文書の検索性

また、とても気になったテーマが「作成した文書の検索性を考慮する」という部分です。
今の時代はオンライン上の色々なところに目的となる情報が分散して存在しており、目視で探すよりも検索してたどり着く方が多い時代です。
この背景を考えれば、情報は検索される前提で考えておき、どういうキーワードを使う側が考えるのかに沿って文書を作成すれば確かに検索が非常にスムーズになりまね。
作る側が利用者側の視点で作ることで、読みやすさと理解のしやすさも向上すると思うので、この考え方はとても素晴らしいと思います。

引き継ぎと日々のドキュメント作成

話の最後の方に、引き継ぎ資料の作成のコツはないかという質問があったんですが、その際の名村さんのお返事にすごく納得がいきました。
お返事としては、「引き継ぎ資料を作成しないといけないタイミングでは、そもそも業務がとても忙しい状態になっているので、作成するとしても最低限の絶対に必要な情報のみになってしまうのではないか。であれば、普段の業務でドキュメントを作成しておき、いつ引き継ぎのタイミングになっても困らないように文書を作成しておくようにしておけばいいのでは？」というようなお返事だったかと思います。
この答えがすごくいいなと思ったのは、実際の場面を想像すると確かに引き継ぎ資料作るタイミングは、それどころじゃないくらいの忙しさになっているケースが多いはずで、実に実務的というか現実的な選択肢だなと思ったところにあります。
また、普段から内容をわかりやすいようにまとめるということを習慣にしておけば、作成した資料は引き継ぎ資料にもなりえるなとも思いました。
このケースのいいところとして、急病や事故など全く準備期間がない場合でも、後任の方に少しでも負担が少ない状態でバトンを渡すことも不可能ではないという点にあると思います。
あと、普段から丁寧にしておくことが将来のためにもなっているというリスク回避的な視点から見てもいい考え方だなと思っています。

まとめ

上記で書いたこと以外にも、3時間みっちりおもしろくて参考になる、ためになるお話を聞くことができて大満足でした。
ずっと座ってて聞くのは大変だった(お尻が痛いという意味で)んですが、とても有意義な時間が過ごせたと思います。
お話いただいた名村さん、ありがとうございました。