FAXをどうしても使わないといけない時に使えるサービス

Publish2011/04/11(月)

Update2014/06/06(金)

FAXをどうしても使わないといけない時に使えるサービス

仕事をするときにメールや電話、スカイプやチャットワークなど、いろいろな方法でやり取りをしていますが、僕が個人的に思うナンセンスな方法ワーストワンは実は電話ではなくFAXだと思っています。
というのも、そもそも紙の無駄ですし定型の1枚目の送り状なども非常に無駄が多いと思うんです。
なのでFAXの事を僕はあんまり好きではないんですが、それでもどうしても仕事上使わないといけない場面がありそういうときにはあるサービスで対応しています。
それがD-FAXというFAXの受信内容をメールに送ってくれるサービスです。
このサービスなら受信に関してだけですが無駄な紙を極力減らして経費も削減でき、受信の際のうるさい音などもシャットアウトするので業務効率がよくなります。
そして初回はお金がいりますがランニングコストが無料というのもいい感じです。
(TwitterやFacebook、ブログで紹介すれば初期費用をキャッシュバックするキャンペーンもあるので実質無料にする事もできるんです!)

そんな便利で経済的なD-FAXを僕が2年ほど使ってきてよい使い方が見えてきたので紹介しようと思います。

D-FAXの便利な使い方
1.受け取るアドレスはGmailで!
D-FAXは相手がFAXを送ってきたらメールにその内容データを添付して送ってきます。
なのでメールアドレスが絶対に必要なんですが、この時のアドレスはGmailで設定した方がいいと思っています。
というのも管理する時に便利なのがその理由で、Gmailであれば添付されたファイルをGmail自体でログとして保存できますし、日付で検索も楽々です。
しかもiPhoneとか持ってると外出先からでもFAXが来たことを確認できたりもするので便利です。
どうしてもクライアントソフトで受けたい場合はGmail側に転送設定してあげればいいだけです。
なのでアドレスはやはりGmailしかないと思います。

2.受け取ったtiffファイルはまずPDFに変換!
受け取るファイルは無料だとtiffです。tiffは単なる画像ファイルなので確認するのが結構めんどくさいです。
なので僕は受信したファイルは一旦PDFに変換してから確認するようにしています。
これを最初にしておくとあとでまたFAXの内容を見返す際にさくっと確認できますし、拡大や縮小・ページ遷移などはPDFの方が優れていると思うので変換する事をおすすめします。

3.FAXのデータログはDropboxで保管!
そして見終わったあとのファイル・不要になったファイルは捨ててしまってもいいんですが、あとでまた確認しないといけない事がでてくる事も考えて一応保管しておいた方がいいと思います。
目安としては3ヶ月より前のデータはもう見る機会はないと思いますけど。
その場合にデータを保存する場所はやっぱりDropboxしかないと思います。
Dropboxに一個PDF保管用のディレクトリを作ってそこにデータを放り込めばバックアップも完璧です。
Dropboxはクラウドサービスなので外出先からでもFAX内容を確認する事もできるし便利です。
(この時のためにもデータはPDFに変換しておいた方がいいですね。)

という感じで、あまり好きではないFAXもこうやって考えればそこそこ使いやすくはなってくると思います。
FAXの受信に困られていたらとりあえず試してみる事をおすすめします。

記事の著者:ふにすでぐち

ふにすでぐち

1978年生まれ。企業のWeb活用をテーマに、Webサイトの運用を中心とした戦略的な企画立案、Web運用サポート、Webサイトの構築などを行っています。
5年間のWeb制作会社勤務後、2年間のフリーランスで「フニス」として活動後に法人化し、2012年7月「ふにす株式会社」を設立。
Web活用の情報や考え方などを発信するブログ「ふにろぐ」を不定期更新中です。
2015年11月より大阪府高槻市に「ふにすWeb相談所」を開設。
地域の方々に気軽にWebのことを相談できる場所として、より多くのWeb運用の問題解決をするために活動しています。
サイトの運用や活用にお困りの方、Web運用やブログ更新などの講演のご依頼など、お気軽にご相談ください。
お問い合わせはこちら

LINEでWebに関する質問にお答えしています。

ふにすでは、LINEでWebに関するご質問にお答えしています。Webに関するあんなことやこんなこと、今さら聞けない疑問などなんでもご相談ください。LINEアプリでQRコードを読み取ると友達登録のリンクが表示されますので、試しに登録してみてください。

関連記事

よく見られている記事

ふにろぐナビ

About

ふにろぐとは?

ふにろぐは「ふにす株式会社」の「でぐち」が書いているブログです。
このブログでは主にサイトの運営をしている企業のご担当者様向けに、「サイトの運営に役立つTips」や「今更人に聞けないような初歩的なこと」を中心に情報を配信しています。
その他には僕自身の考え方なども書いています。

このブログについて

ふにすのお仕事

このブログを書いている「でぐち」がしている「ふにす株式会社」は大阪と京都の間にある高槻という街で、Webの運用サポートを中心に活動しています。
Webサイトの制作とかもしてますが、ブログを続けるためのサポートとか、会社をどうやってPRすればいいんだろうとか、そういうふわっとした事を相談してください。
どういう内容を相談できるのかをまとめましたので、参考にしていただければと思います。

ふにすにはどんな仕事が頼めるの?

ソーシャルとか。

NewEntry

はてブで人気の記事

PickUP

Webサイトの運用に関する情報

ふにろぐで取り上げたWebサイトの運用に関する記事のまとめです。ツールや運用ノウハウなど、知っていると便利になる情報ですので、まずはこちらをご覧ください。

Category

Month